しっかりとした敬語表現マナーですぐに書けるビジネス文書の書き方

しっかりとした敬語表現マナーですぐに書けるビジネス文書の書き方
しっかりとした敬語表現マナーですぐに書けるビジネス文書の書き方
阿部 紘久(著、監修)
永岡書店

本の詳細

ビジネス文書は、社外文書と社内文書の2つに分類できます。

社外文書は、取引先や顧客などに宛てた文書です。
当然、会社を代表して作成される文書であり、
それだけ正確性や客観性が問われます。

一方、社内文書は、自社内で読まれる文書ですが、
曖昧な内容や不正確なものであれば、
業務に支障をきたし、仕事はスムーズに進みません。

社外・社内文書ともに、誰が読んでも分かる文書が
ビジネスの場では求められます。

ビジネス文書でもっとも重要なのは、
「文書の目的と役割に合った形式に則り、
正確な情報を、相手に確実に伝える」ことです。

同時に、適切で精度の高いビジネス文書は、誠実な仕事ぶりを示し、
相手の信頼感を高めることができます。

そのためにはまず
(1)役割と目的、(2)正確性、(3)客観性
の3点を理解しましょう。

どんなビジネス文書にも、共通した目的があります。
それは、「読み手の理解と共感を得る」ということです。

その目的を遂げるために
踏まえるべき原理・原則も、大部分は共通しています。

文書の形が大いに異なっているように見えても、
それぞれまったく別の書き方がある訳ではないのです。

いい文章を書くためにとても大切なのは
「相手の身になって感じたり、
考えたりすることのできる想像力」を磨くことです。

文章を書く作業は、自分自身に帰る、
相手になり切ってみる、の繰り返しです。

とは言え「分かる」というここと、
実際にそれが「できる」ということの間には、
いささかの距離があります。

原理、原則が分かったからといって、
明日からそれがただちに実行できるとは限りません。

「分かる」と「できる」の間を埋めるのは、
地道でドロ臭い試行錯誤の積み重ねです。

そんなふうに不安に思いながら、
迷っては引き返すという一見無駄な時間を積み重ねている間に、
実はあなたは成長しているのです。

ですから、器用に機敏に立ち回ろうとせずに、
いつも問題を正面から受け止めて
じっくり取り組むように努めていると、
あるとき思いがけないほど
仕事のスピードが上がっていることに気づくと思います。

ビジネス文書を書くうえで
大切なポイントは、

  • 失礼に当たらないか
  • 伝えたい内容を的確に手短に伝えられるか
という2点になります。

「失礼に当たらないか」とは、正しい敬語が使えているかどうか、ということ。
さらに余分のないビジネス仕様の表現ができているか、ということが最も重要です。

本書は、その2点をピンポイントでフォローしています。

書くのが苦手な方でも
すぐに即戦力文章が書けるように

文書作成のコツや注意すべき点を
わかりやすく解説しています。

ビジネス文書の基本から
応用文例を完全網羅。

文例ごとに「マナーとポイント」が整理されており、
「NG文書」の間違い探しで理解を深めます。

目次

本書の使い方
はじめに -監修者の目から-
覚えておきたいビジネス用語

序章 しっかりとおさらいする
ビジネス文書の基本


ビジネス文書の基本マナー
社外文書の基本構成
社内文書の基本構成
NG文書の間違い探し

封筒のマナー
はがきのマナー
FAXのマナー
用紙のマナー
押印のマナー

ビジネス文書の構造
頭語と結語の組み合せ
時候の挨拶(前文)
慶賀の挨拶(前文)
感謝の挨拶(主文)
用件を伝える(主文)
締めくくりの言葉(末文)

ビジネスメールの基本
 メール前文の構成
 メール前文の構成例
 署名のつけ方
 メール末分の構成
 メール末分の構成例
 ひと目で分かる件名のつけ方
 引用で効率を上げる3つのルール
 罫線やインデントでメリハリをつける
 CCとBCCの使い分け
 ビジネスメールの注意点

第1章 しっかりとおさらいする
ビジネス文書の敬語・表現・
マナーの基本


表現のコツと敬語の基本
分かりやすく書くコツ
簡潔に書くコツ
正しく書くコツ
共感が得られるように書くコツ
表記を適切にするコツ
美しくレイアウトするコツ
敬語の基本とビジネス用語
 「ご」や「お」のつけ方
 注意したい若者言葉
 覚えておきたい敬語の3パターン
 ビジネスで頻出する敬語一覧
 間違いやすい敬語表現
 尊称と卑称の使い分け

第2章 しっかりと仕事を前に進める
社外文書の書き方


仕事を前に進める社外文書の基礎知識
依頼する
 アポイントや打ち合わせ(面識あり)の依頼
 アポイントや打ち合わせ(面識なし)の依頼
 取引先の紹介の依頼
 新規見積もりの依頼
 再見積もりの依頼
 支払方法変更の依頼
 値下げの依頼
 注文数量変更の依頼
 受注品変更の依頼
 注文取消の依頼
 同行の依頼
 出向の依頼
 派遣の依頼
 市場調査の依頼
 訂正の依頼
 資料送付の依頼

案内する
 新製品発表会の案内
 新商品の展示会の案内
 メディア向けリリースの案内
 株主総会の案内
 PTA総会の案内
 各種会合の案内
 年末年始の営業案内
 キャンペーンやセールの案内

交渉する
 新規取引の交渉
 支払いの延期の交渉
 納期の延期の交渉
 値下げの交渉
 値上げの交渉
 支払条件変更の交渉
 在庫の返品の交渉

勧誘する
 入会の勧誘
 新規取引や新商品の勧誘
 見学ツアーの勧誘
 テナント出店の勧誘
 共同事業の勧誘
 寄付の勧誘
 特約店契約の勧誘

申し込む
 工場見学の申し込み
 新規取引の申し込み

申し入れを承諾する
 納期延期の申し入れの承諾
 支払期日延期の承諾
 値下げの承諾
 取引条件変更の承諾
 信用状況照会の承諾
 資金融通の申し入れの承諾
 商品の注文の承諾
 値上げ要請の承諾

申し入れを断る
 新規取引の申し入れの断り
 値下げ要請への断り
 保証人以来への断り
 支払期日延期の申し入れへの断り
 取引条件変更への断り
 信用状況照会への断り
 資金融通への断り
 条件つき注文への断り
 見積もりの断り

お詫びする
 不良品の納品のお詫び
 支払延期のお詫び
 注文取消のお詫び
 手厳しい顧客へのお詫び
 請求書誤記のお詫び
 商品誤送のお詫び
 接客態度のお詫び
 事故発生のお詫び
 会社不祥事のお詫び
 社員不始末のお詫び

弁解する
 値下げ不能の弁解
 品質不良の弁解
 送金遅延の弁解

抗議する
 契約破棄への抗議
 支払遅延への抗議
 期日遅延への抗議
 手形不渡りへの抗議
 類似品への抗議
 契約不履行への抗議
 特許侵害への抗議
 ロゴ使用への抗議
 注文違いへの抗議
 誤発送への抗議

お祝いする
 社長就任のお祝い
 支店開設のお祝い
 開業のお祝い
 開店のお祝い
 役員就任のお祝い
 栄転のお祝い
 昇進のお祝い
 新社屋落成のお祝い
 新工場落成のお祝い
 創立記念のお祝い
 株式上場のお祝い
 受賞のお祝い

お見舞いする
 病気のお見舞い
 けがのお見舞い
 台風のお見舞い
 水害のお見舞い
 地震のお見舞い
 火災のお見舞い
 盗難のお見舞い

仕事でお礼をする
 取引先紹介のお礼
 受注のお礼
 訪問のお礼
 資料送付のお礼
 信用状況の回答のお礼
 キャンペーン協力のお礼
 工場見学のお礼

推薦する・紹介する
 人物の推薦
 取引先の紹介
 特約店や販売会社の紹介
 後任者の紹介
 下請け企業の紹介

その他でお礼をする
 新社長就任祝いへのお礼
 栄転祝いへのお礼
 受賞祝いへのお礼
 支店開設祝いへのお礼
 新工場落成式典出席へのお礼
 創立記念祝いへのお礼
 開店祝いへのお礼
 お中元のお礼
 お歳暮のお礼
 病気のお見舞いのお礼
 交通事故のお見舞いのお礼
 風水害のお見舞いのお礼
 地震や火災のお見舞いへのお礼

第3章 しっかりと仕事をサポートする
社外文書の書き方


仕事をサポートする社外文書の基礎知識

通知する
 社屋移転の通知
 ホームページURL、メールアドレス変更の通知
 書類送付の通知
 商品出荷の通知
 送金の通知
 請求書送付の通知
 見積書送付の通知
 値上げの通知
 支払日変更の通知
 夏期休暇の通知
 採用内定の通知
 不採用の通知

照会する
 信用状況の照会
 取引条件の照会
 商品未着の照会
 信用状況(人物)の照会
 商況の照会
 注文内容の照会
 売掛金残高の照会
 価格の照会

回答する
 人事照会の回答
 信用状況の回答
 取引条件の回答
 商況の回答
 請求内容照会の回答

督促する
 商品代金の督促
 商品代金の再督促
 販売契約の督促
 契約履行の督促
 融資返済の督促
 見積書発送の督促

注文する
 見積書による注文
 指し値による注文
 初取引の注文
 注文の取り消し

確認する
 電話発注の確認
 支払い条件の確認

請求書・見積書
 商品代金の請求
 見積書(1)
 見積書(2)

契約書
 業務委託契約書
 物品売買契約書

委任状
 不動産登記申請の委任
 株主総会委任状

内容証明
 商品代金請求の内容証明
 売買契約解除の内容証明
 無断欠勤に対する解雇通知

第4章 しっかりと丁寧に挨拶する
社外文書の書き方


丁寧に挨拶する社交文書の基礎知識
挨拶する(記念・式典)
 新会社設立の挨拶
 社名変更の挨拶
 社屋移転の挨拶
 店舗移転の挨拶
 新社長就任の挨拶
 連盟で出す社長交代の挨拶(前社長・新社長)
 役員就任の挨拶
 支店長着任の挨拶
 業務組織変更の挨拶
 転職の挨拶
 退職の挨拶
 新装開店の挨拶
 新規開店の挨拶
 創立記念の挨拶
 支店・営業所の開設の挨拶
 支店・営業所の閉鎖の挨拶
 業務提供の挨拶
 業務廃業の挨拶

挨拶する(季節のもの)
 年賀状
 年賀状(メールにする場合)
 服喪中の年賀状への返信
 暑中見舞い
 寒中見舞い
 お中元の挨拶(品に添えるとき)
 お中元の挨拶(品に別便で送るとき)
 お歳暮の挨拶
 喪中欠礼

弔事
 取引先社長の逝去の悔やみ状
 取引先部長の逝去の悔やみ状
 取引先社長の父逝去の悔やみ状
 取引先社長の奥様逝去の悔やみ状
 弔電の文例
 社葬の案内
 会葬のお礼
 新聞広告にとる死亡通知
 香典返しの挨拶
 偲ぶ会の案内

第5章 しっかりと事務処理を進める
社内文書の書き方


事務処理を進める社内文書の基礎知識
掲示・案内する
 健康診断実施の掲示
 防災訓練実施の掲示
 社内運動会開催の案内
 社内セミナーの案内
 社内サークル勧誘の掲示
 美化運動の掲示
 訃報の掲示
 社員旅行の案内
 厚生施設利用の案内
 展示会開催の案内
 社内公募の案内
 取締役会の案内

回覧する
 歓迎会の回覧
 供覧文書
 義損金協力の回覧
 会議案内の回覧
 忘年会の案内の回覧

通知する・指示する
 停電の通知
 得意先の情報の通知
 支店・営業所移転の通知
 支店長会議の招集の通知
 人事異動の通知
 懲戒処分(解雇)の通知
 社内規定改定の通知
 社員の慶弔の通知
 社員の家族の慶弔の通知
 採用試験の通知
 営業方針の通知
 省エネ対策の通知
 クールビズの通知
 経費削減の通知
 夏期休暇の通知
 社内マナー向上の指示
 販売促進の指示
 コンピューターウィルス対策の指示
 インターネット利用禁止の指示
 設備工事の通知

依頼する
 社内アンケートの依頼
 販売実績の照会依頼
 社内報取材協力の依頼
 社内講習会講師派遣のお願い

業務報告
 営業日報
 作業日報
 月報
 年報
 出張報告書

レポート・調査報告書
 経過報告のレポート
 販売戦略レポート
 信用調査報告書
 市場調査

議事録・報告書
 会議議事録
 研修会報告

事故調査報告書
 業務災害報告
 交通事故報告

クレーム報告
 サービス内容に対するクレーム報告
 製品不具合のクレーム報告
 消費者のクレームの報告

照会する
 販売状況の照会
 在庫状況の照会
 備品購入の照会

回答する
 販売状況の照会への回答
 在庫状況照会の回答

始末書
 一般的な始末書
 交通事故の始末書
 会社への損害に対する始末書
 資料紛失の始末書
 監督不行届きの始末書

顛末書・理由書
 システム不具合の顛末書
 納期遅延の理由書
 機械故障の理由書
 納入商品破損の顛末書
 展示物の倒壊事故の顛末書
 部下の交通事故の顛末書

稟議書
 事務機器の購入の稟議書
 新規取引の稟議書
 アルバイトの雇用の稟議書

提案書
 オフィス移転の提案書
 作業の安全管理の提案書
 社員セミナーの提案書
 社外業務委託の提案書
 協力工場視察の提案書

企画書
 新規事業の企画書
 出店の企画書
 販売促進の企画書
 広告宣伝の企画書
 イベント開催の企画書

届出書
 早退届(事前申告)
 早退届(事後申告)
 遅刻届
 時間外勤務・休日出勤届
 休職届
 休暇届
 結婚届
 離婚届
 出生届
 死亡届
 身元保証人変更届
 住所変更届

進退伺い
 情報漏えいにたいする進退伺い
 部下の不正に対する進退伺い
 交通事故に対する進退伺い
 部下の交通事故に対する進退伺い
 災害事故に対する進退伺い
 負傷事故に対する進退伺い

退職願
 一般的な退職願
 病気が理由の退職願

辞令
 配属の辞令
 昇進の辞令
 転勤の辞令

その他の社内文書
 誓約書
 身元保証書


しっかりとした敬語表現マナーですぐに書けるビジネス文書の書き方
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阿部 紘久(著、監修)
永岡書店

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