ミスなくすばやく仕事をする技術

成吉新一 (著)
秀和システム

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通常、仕事は1つの作業だけでは完結しません。次の作業や次の人にリレーして行くことにより進んでいき、完成します。1人の中で連続した作業の中でも、次の人にリレーする場合でも、前の工程が間違っていたら、また、どこかの工程を飛ばしてしまったりしたら、当然次の工程で間違った結果になったり、間違いを訂正するために多大な時間を要したりします。

ミスなくすばやく仕事をする技術／成吉新一(著) 秀和システムより

一見単純な仕事であっても、数多くの工程で成り立っています。人は忘れる生き物ですから、ついうっかり、連絡先の電話番号を聞き忘れたなんてことは、よくあることです。

それでは、この「ついうっかり」を防ぐには、どうすればよいのでしょうか? ここで「チェックリスト」の登場です。

たとえば、仕入先の件数は合っているでしょうか? 異なっているのであれば、その金額分が差額になっていないでしょうか? それでもわからなければ、経理システムから仕入先ごとの請求金額を出力して、先ほどのチェックリストと比較すれば、ほとんどの場合、原因がわかるはずです。

このように、チェックリストは、ただ手順をしっかりやるためだけでなく、結果がうまくいっていない場合の確認としても使えます。

業務には、それぞれ区切りごとに、必ずインプットとアウトプットがあります。このインプットから得られるアウトプットが正しいことが証明できれば、その仕事はうまくいっていると言えます。つまり、1 + 1が2になっているということです。また、違っている場合は、必ずその中のプロセスでうまくいっていないところがあるということです。

アウトソーシング会社で部長を務める著者が、10年間分の失敗をすべて検証したところ、つまずいている箇所は、ほぼ共通していることが判明。

本書は、こうして集めたノウハウの中から、さらに厳選して、最低限これだけやれば仕事が「速く」「正確」になるという即効ノウハウを公開しています。

しかし、どうしても解消できないこともあります。教えられた手順そのものが間違っていた場合、自分自身が手順を勘違いしていた場合、システムに不具合があった場合など、やっている本人には、原因がまったく見えないケースです。

まずは、すぐに上司に処理がうまくいっていないことを「報告」しましょう。自分がミスしたのではと萎縮する必要はまったくありません。報告が遅れるほうが、甚大な被害をもたらすかもしれないことを念頭に置いて、すぐに「報告」しましょう。

そのとき、先ほど作業に使用した「チェックリスト」を持参すると説明しやすく、上司もわかりやすいでしょう。

そして、すぐに、上司、先輩、同僚などに、どうすればよいか「相談」しましょう。あなたには見当もつかなかった原因が判明するかもしれません。原因が判明し、対応方法が決まったら、最終判断を上司に仰ぎましょう。